ProPlanning ·

Privacy Policy di ProPlanning per il SERVICE_NAME

Questa informativa, resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”), descrive come vengono trattati i dati personali all’interno di ProPlanning, che comprende:

il gestionale, disponibile sul dominio __SERVICE_DOMAIN__ e riservato agli operatori autorizzati di SERVICE_NAME;
l’app per le famiglie (Android e iOS), con cui genitori e tutori consultano il calendario delle attività e l’équipe dei propri figli e comunicano con la segreteria.

Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è , con sede in , P.IVA e codice fiscale , SDI (di seguito “il Titolare”), che gestisce SERVICE_NAME.

Per qualsiasi richiesta relativa ai dati personali è possibile scrivere a .

ProPlanning è fornito da (), che gestisce il servizio per conto del Titolare in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, sulla base di un apposito contratto. Il fornitore tratta i dati esclusivamente secondo le istruzioni del Titolare e non li utilizza per finalità proprie.

ProPlanning è sviluppato e gestito per conto del Titolare da persone da esso autorizzate al trattamento, vincolate alla riservatezza.

A chi si rivolge questa informativa

ProPlanning non è aperto al pubblico: vi accedono solo le persone a cui il Titolare ha assegnato un account. L’informativa riguarda:

utenti del gestionale: amministratori, segreteria e operatori del centro;
utenti dell’app per le famiglie: i genitori e i tutori registrati dal centro;
persone i cui dati sono gestiti nel gestionale: i bambini e i ragazzi seguiti dal centro e i loro genitori o tutori.

Accesso al gestionale

ProPlanning utilizza ACCESS_METHOD. Quando si accede:

il provider di autenticazione verifica l’identità e rilascia un token di accesso firmato;
il gestionale usa il token per riconoscere l’account (tramite l’indirizzo email) e caricare il profilo, con i ruoli e le sedi abilitate;
se l’indirizzo email non corrisponde a un account registrato nel gestionale, l’accesso viene negato.

In caso di accesso con Google, Firebase Authentication riceve da Google i dati di base del profilo (identificativo dell’account, indirizzo email, nome e, se presente, immagine del profilo). Il gestionale utilizza solo l’indirizzo email contenuto nel token per riconoscere l’account: nome, cognome e gli altri dati del profilo applicativo sono quelli inseriti dal Titolare, non quelli dell’account Google. Il gestionale non accede a Gmail, Drive, Calendar o ad altri servizi dell’account Google e non conosce né conserva la password dell’account.

Accesso all’app per le famiglie

L’app è riservata ai genitori e ai tutori il cui indirizzo email è stato registrato dal centro. L’account si crea nell’app con email e password, gestite da Firebase Authentication; l’indirizzo email deve essere verificato tramite il link ricevuto per posta. Come per il gestionale, se l’email non corrisponde a un tutore registrato l’accesso viene negato.

Credenziali sul dispositivo: email e password vengono salvate nell’archivio cifrato del sistema operativo (Portachiavi su iOS, Keystore su Android), per non doverle reinserire a ogni apertura; con il logout la password viene cancellata. Non vengono mai inviate al centro: la password è verificata solo da Firebase Authentication.
Sblocco con biometria o codice: all’apertura l’app può chiedere l’impronta digitale, il riconoscimento del volto o il codice del dispositivo. La verifica avviene interamente sul dispositivo: né l’app né il centro ricevono dati biometrici, ma solo l’esito della verifica.
Permessi: l’app non accede a fotocamera, foto, contatti o posizione. L’unico permesso richiesto, facoltativo, è quello per le notifiche.

Quali dati trattiamo

Dati degli utenti del gestionale

Dati identificativi e di contatto: nome, cognome, email, telefono; per gli operatori, l’eventuale foto già pubblicata sul sito del centro.
Dati organizzativi: ruoli, sedi, specializzazione, tipo di rapporto e scadenza del contratto, disponibilità orarie, attività assegnate, assenze.
Dati di attività: pianificazione delle ore, verifiche delle presenze, rendicontazioni, note interne.
Feedback: i messaggi inviati con la funzione “Invia un feedback”, con la pagina da cui sono stati scritti e l’eventuale richiesta di essere ricontattati. Se il messaggio è inviato in forma anonima viene salvato senza il nome di chi lo ha scritto.
Dati tecnici: registro delle operazioni svolte nel gestionale, a fini di sicurezza e verifica.

Dati dei bambini e delle famiglie

Bambini e ragazzi: nome, cognome, codice fiscale, sedi di riferimento, progetto e regime (privato, convenzionato, fondazione) con date di inizio e fine, fratelli, operatori dell’équipe, calendario di presenze, assenze e attività.
Genitori e tutori: nome, cognome, email, telefono, rapporto con il bambino, data del primo accesso all’app per le famiglie.
Dispositivi dell’app: identificativo per le notifiche push, registrato solo se si autorizzano le notifiche e rimosso con il logout.
Comunicazioni: messaggi scambiati tra le famiglie e la segreteria, comunicazioni collettive e richieste di documenti.

Poiché il centro svolge attività di cura e riabilitazione, alcune di queste informazioni (per esempio la presa in carico o il tipo di attività svolte) possono rivelare indirettamente dati relativi alla salute (art. 9 GDPR). Questi dati sono trattati solo nella misura necessaria all’organizzazione del servizio.

Finalità e basi giuridiche

Finalità	Base giuridica
Autenticare gli utenti e gestire i permessi di accesso	Esecuzione del contratto o del rapporto di lavoro (art. 6.1.b) e legittimo interesse alla sicurezza del sistema (art. 6.1.f)
Pianificare e organizzare le attività, le presenze e le stanze	Esecuzione del contratto con le famiglie e del rapporto con gli operatori (art. 6.1.b); per i dati relativi alla salute, finalità di assistenza e cura (art. 9.2.h)
Gestione amministrativa interna e rendicontazione delle attività	Obblighi di legge (art. 6.1.c) e legittimo interesse all’organizzazione del centro (art. 6.1.f)
Comunicare con le famiglie (chat e richieste di documenti)	Esecuzione del contratto (art. 6.1.b)
Mostrare alle famiglie, nell’app, il calendario delle attività e l’équipe dei propri figli	Esecuzione del contratto (art. 6.1.b); per i dati relativi alla salute, finalità di assistenza e cura (art. 9.2.h)
Inviare notifiche push dall’app (nuovi messaggi, avvisi della segreteria)	Consenso, dato autorizzando le notifiche sul dispositivo e revocabile in ogni momento dalle impostazioni (art. 6.1.a)
Tenere un registro delle operazioni e garantire la sicurezza	Legittimo interesse (art. 6.1.f)
Raccogliere segnalazioni e suggerimenti per migliorare il gestionale	Legittimo interesse al miglioramento del servizio (art. 6.1.f)

Fornire i dati richiesti per l’accesso è necessario per usare il gestionale. I dati dei bambini e delle famiglie sono necessari per l’erogazione del servizio.

Come proteggiamo i dati

Le comunicazioni tra browser o app e server sono cifrate (HTTPS).
I dati personali sono protetti con misure tecniche adeguate, tra cui la cifratura dei dati più sensibili.
Ogni utente vede solo le sezioni e le sedi previste dal proprio ruolo; nell’app, ogni famiglia vede solo i dati dei propri figli.
Le operazioni rilevanti vengono registrate.

Con chi condividiamo i dati

I dati non vengono venduti né usati per pubblicità o profilazione. Possono essere trattati, solo per le finalità indicate, da:

Google (Firebase Authentication), per l’autenticazione degli utenti;
OneSignal, per l’invio delle notifiche push e dei messaggi informativi dell’app per le famiglie (identificativo del dispositivo, dati tecnici del dispositivo come sistema operativo e lingua, e contenuto della notifica);
Apple e Google, che recapitano le notifiche push sui dispositivi iOS e Android e distribuiscono l’app tramite i propri store;
, che ospita il gestionale;
Cloudflare, per la distribuzione del traffico web.

Report ed esportazioni prodotti dal gestionale sono destinati all’uso interno della segreteria e dell’amministrazione del centro.

I fornitori tecnici agiscono come responsabili del trattamento (art. 28 GDPR). Eventuali trasferimenti di dati al di fuori dell’Unione europea avvengono nel rispetto delle garanzie previste dal GDPR.

Per mostrare i giorni festivi il gestionale consulta il servizio pubblico OpenHolidays API, senza inviare dati personali.

Dati salvati nel browser e nel dispositivo

ProPlanning non usa cookie di profilazione né strumenti di analisi statistica, né nel gestionale né nell’app. Nel browser vengono salvati solo dati tecnici necessari:

la sessione di accesso gestita da Firebase Authentication, per evitare di dover ripetere l’accesso a ogni visita;
alcune preferenze e informazioni di navigazione (centro, sede e data selezionati, filtri, pagina corrente, impostazioni della chat) nell’archiviazione locale del browser.

Questi dati restano sul dispositivo e vengono cancellati con il logout o cancellando i dati del sito. Le icone dell’interfaccia vengono caricate da servizi esterni, che ricevono l’indirizzo IP del dispositivo come parte della normale richiesta di rete.

Nell’app per le famiglie vengono salvate sul dispositivo la sessione di Firebase Authentication e le credenziali descritte in “Accesso all’app per le famiglie”. Disinstallando l’app questi dati vengono rimossi.

Per quanto tempo conserviamo i dati

I dati sono conservati per il tempo necessario alle finalità descritte e al rispetto degli obblighi di legge.

Dall’app è possibile eliminare il proprio account (Profilo → Elimina account): vengono cancellate le credenziali di accesso e i dati salvati sul dispositivo. I dati della famiglia e del bambino gestiti dal centro restano conservati per il tempo necessario al servizio e agli obblighi di legge; per chiederne la cancellazione è possibile scrivere al Titolare. Le copie di backup sono conservate per un periodo limitato, secondo le politiche del fornitore di hosting.

I tuoi diritti

In qualsiasi momento puoi chiedere al Titolare di:

accedere ai tuoi dati e riceverne una copia;
correggerli o completarli;
cancellarli o limitarne il trattamento, nei casi previsti dalla legge;
riceverli in un formato strutturato (portabilità);
opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse.

Per esercitare questi diritti scrivi a . Riceverai risposta entro un mese, come previsto dall’art. 12 GDPR.

Modifiche a questa informativa

Questa informativa può essere aggiornata, per esempio in caso di nuove funzioni o di modifiche normative. La versione in vigore è sempre pubblicata su questa pagina.

Ultimo aggiornamento: .